Fakturanummer: reglene for nummerering i Norge

Kravet om fortløpende nummerering står i bokføringsreglene, og det gjelder i 2026. Et salgsdokument skal kunne identifiseres, og numrene skal komme i rekkefølge uten at du plukker et ledig tall. Regelen er ikke en smakssak i programmet du bruker.

Fakturanummer skal være fortløpende

Fortløpende betyr at neste faktura får neste tall. 101, 102, 103. Ikke 101, 105, 102 fordi du likte 105 bedre den dagen. Ikke samme nummer på to kunder fordi oppdragene lignet. Nummeret er en adresse til akkurat det dokumentet.

Rekkefølgen gjelder det du utsteder, ikke det kunden betaler. En ubetalt faktura beholder nummeret sitt. En betalt faktura beholder det også. Betaling endrer status, ikke nummer. Skriver du «betalt» på en kopi, er det fortsatt samme fakturanummer.

Du skal kunne gå fra 101 til 140 og forklare hvert steg. Enten finnes dokumentet, eller så finnes en kreditnota, eller så kan du vise at nummeret aldri ble utstedt. Et hull uten forklaring ser ut som omsetning som er tatt ut av regnskapet. Det er det bokføringsloven vil unngå.

Samme krav gjelder kreditnota. Den tar neste nummer, eller neste nummer i en egen rekke som også er tett. Den gjenbruker ikke nummeret på fakturaen den retter. Hvordan dokumentet skal se ut, står under kreditnota.

Du gjenbruker aldri et nummer

Har nummer 88 vært på en faktura som er sendt, er 88 opptatt for godt. Kunden som fikk den, banken som så den, og mva-meldingen som brukte den, kjenner 88 som det dokumentet. Gir du 88 til en ny kunde neste år, har du to krav med samme adresse.

Det gjelder også når den første fakturaen var feil. Du retter med kreditnota. Du åpner ikke 88 og bytter beløp. Og det gjelder når kunden aldri betalte. Ubetalt er ikke det samme som usendt. Nummeret er brukt.

En kladd som aldri ble utstedt, kan du la dø uten å brenne et nummer, hvis programmet ikke har tildelt nummeret ennå. Grensen er utstedelse. Er nummeret først vist på et dokument du har sendt, eller låst i systemet, er det ute av spill for gjenbruk.

Hull i rekken

Et hull er et nummer som mangler mellom to som finnes. 90 og 92 uten 91. Det kan skje når en faktura ble påbegynt og avbrutt, når en fil krasjet, eller når du slettet en rad i regnearket. Hullet er problemet. Ikke løs det ved å gi 91 til en ny faktura måneder senere hvis 91 alt har vært ute, og ikke løs det ved å late som 92 var 91.

Var 91 aldri sendt, skriv et internt notat som sier det: nummer 91 ble ikke utstedt, dato, grunn. Ta vare på notatet sammen med fakturaene. Var 91 sendt og siden slettet hos deg, lag en kreditnota nå hvis beløpet ikke skal stå, og behold kopien av det som gikk ut hvis du har den.

Ikke fyll hullet med en ny kundes faktura «så rekken ser pen ut». Pen rekke er neste tall etter det høyeste du har brukt, pluss en forklaring på de som mangler. En forklaring du kan finne om tre år, er bedre enn en rekke som er tettsittende fordi du har flyttet på historien.

Samme tenkning gjelder en EHF-fil som ble avvist. Nummeret er brukt hos deg selv om kommunen ikke bokførte den. Du sender en korrigert fil etter reglene for det formatet, eller du krediterer og utsteder nytt nummer. Du later ikke som nummeret er ledig. Formatet er forklart under EHF-faktura.

Tre måter å nummerere på

Du trenger ett system, og du holder deg til det. Her er tre som er i bruk. Alle tre kan være fortløpende. Ingen av dem gir deg lov til å hoppe eller gjenbruke.

Ren telling

1, 2, 3, eller 1001, 1002, 1003. Enkelt å lese, lett å se et hull. Passer de fleste enkeltpersonforetak. Start på det tallet du vil, og gå oppover. Ikke start på 1 igjen neste år.

År foran tallet

2026-001, 2026-002, 2026-003. Tallet etter bindestreken er fortsatt fortløpende. Du kan la det fortsette i 2027 som 2027-004, eller starte 2027-001 hvis rekken for det nye prefikset er sin egen, og den gamle rekken er avsluttet og tatt vare på. To rekker som begge heter 001 uten år foran, er rot. Med året foran ser du hvilken rekke det er.

Årstallet alene gjør ikke nummeret unikt hvis du nullstiller uten å ha året med. «Faktura 1» i januar to år på rad er gjenbruk. «2026-001» og «2027-001» er to ulike nummer, så lenge hele strengen er det som står på dokumentet.

Egen rekke per type

Noen skiller faktura og kreditnota, for eksempel F-100 og K-100. Hver rekke må være tett for seg. Du kan ikke ha hull i F-rekken og peke på at K-rekken er fin. De fleste som fakturerer alene, klarer seg med én rekke. To rekker er et valg, ikke et krav, og de krever at du ikke blander dem i samme celle i regnearket.

På engelsk er de samme tre mønstrene beskrevet i guiden om nummersystemer. Den sier ikke hva bokføringsloven krever i Norge. Den viser bare hvordan en rekke kan se ut.

Nytt år og veien ut av regnearket

1. januar er ikke en grunn til å begynne på 1, med mindre hele nummeret inkluderer året, slik 2027-001 gjør. Fortsetter du med ren telling, er første faktura i januar det tallet som kommer etter siste i desember. 148 i desember, 149 i januar. Regnskapsåret skifter. Rekkefølgen gjør ikke det.

Skal du over fra regneark til et program, finn det høyeste nummeret du har sendt. Sett programmet til å begynne på det neste. Har du sendt til og med 86, skal programmet starte på 87. Ikke på 1, og ikke på 100 fordi det ser profesjonelt ut, hvis 87 til 99 da blir et hull du må forklare.

Ta med deg de gamle fakturaene. Programmet trenger ikke å bokføre dem på nytt, men du må kunne finne dem. Eksporter regnearket til en fil du kan åpne uten det gamle programmet, og legg kreditnotaer ved siden av. Oppbevaringen er fem år etter regnskapsårets slutt, og den er beskrevet under oppbevaring av faktura.

Sjekk at programmet ikke lar deg redigere et sendt nummer. Det er hele poenget med å forlate regnearket. Et felt du kan overskrive, er samme fristelse som cellen du nettopp forlot. Feltene som ellers skal stå på dokumentet, ligger under krav til faktura.

Dette gjør du nå

Finn høyeste fakturanummer du har sendt, inkludert dem som ikke ble betalt. Neste dokument får tallet etter det.

Skriv et notat for hvert hull du ikke kan vise en faktura eller kreditnota for. Ikke fyll hullet med en ny kunde.

Ved nytt år fortsetter du rekken, eller du tar med årstallet i selve nummeret. Ved bytte av program setter du starttallet til det neste ledige, og du tar vare på de gamle filene.