Kreditnota: slik retter du en feil på en faktura

Regelen er den samme i 2026 som den har vært i bokføringsreglene i mange år. Et salgsdokument som er utstedt, skal ikke slettes og ikke endres i stillhet. Rettingen skal vises med en kreditnota. Den får sitt eget nummer, og den viser hvilken faktura den gjelder.

En utstedt faktura kan ikke slettes

Når fakturaen er sendt, eller nummeret er brukt, er den en del av rekken. Sletter du den i regnearket, får du et hull som ser ut som en manglende inntekt. Endrer du beløpet i den samme filen, finnes det to sannheter: den kunden fikk, og den du har liggende.

Bokføringsloven vil at nummeret skal komme i rekkefølge, og at du kan gå tilbake og se hva som faktisk ble sendt. En slettet linje bryter det. En kreditnota gjør det motsatte. Den ligger ved siden av fakturaen og sier at hele eller deler av beløpet er ført tilbake.

Det gjelder også en faktura du angrer på før kunden har sett den, hvis nummeret alt er tildelt og dokumentet er utstedt. «Jeg rakk å trekke den tilbake i e-posten» er ikke det samme som at den ikke finnes. Har systemet gitt den et nummer, skal nummeret bli stående. Kreditnotaen forklarer hvorfor beløpet ikke skal betales.

En kladd som aldri ble utstedt, er noe annet. Den kan du slette eller la ligge, etter hvordan programmet ditt er satt opp. Grensen går ved utstedelse. Er du i tvil, lag kreditnota. Et ekstra dokument som viser null i sum, er tryggere enn et hull.

Hva en kreditnota må inneholde

Kreditnotaen er et eget salgsdokument. Den skal ha de samme grunntypene som en faktura: ditt navn og organisasjonsnummer, kundens navn og adresse, dato, beløp og MVA der MVA hører med. Kravene til innholdet står under krav til faktura. Kreditnotaen er ikke et frikort fra de feltene.

I tillegg må den vise hvilken faktura den retter. Skriv fakturanummer og fakturadato på den opprinnelige fakturaen. Uten den henvisningen er kreditnotaen et løst beløp. Ingen, inkludert deg om to år, ser hvilket krav som ble redusert.

Beløpet på kreditnotaen skrives slik at det opphever feilen. Hele fakturaen var feil, og kreditnotaen er på samme sum, med samme MVA. Én linje var feil, og kreditnotaen er bare på den linjen. MVA-satsen skal være den samme som på den opprinnelige linjen. Du retter ikke en 25-prosentlinje med en kreditnota uten MVA.

Skriv med ord hva som var feil. «Feil timeantall, 12 timer i stedet for 8» er nok. «Korreksjon» alene er for tynt den dagen noen spør. Kunden skal kunne lese kreditnotaen uten å ringe deg.

Delvis kreditering

Du trenger ikke kreditere hele fakturaen når bare én linje er feil. Kreditnotaen kan gjelde differansen. Fakturaen lød på 10 timer, arbeidet var 8, og du krediterer 2 timer med samme timepris og samme MVA.

Resten av fakturaen står. Kunden skylder det som er igjen, ikke null. Skriv det i følgeteksten, så de ikke betaler hele beløpet og heller ikke tror at alt er slettet. «Du skal betale 8 timer. De 2 timene er kreditert på kreditnota 104, som viser til faktura 98.»

Noen velger likevel å kreditere hele fakturaen og sende en ny, riktig faktura. Det er ryddig når feilen sitter i kundenavn, organisasjonsnummer eller MVA-status, ikke bare i en time. Den nye fakturaen får neste ledige nummer. Den arver ikke nummeret til den gamle. Reglene for rekken står under fakturanummer.

Delvis kreditering er også riktig når du og kunden er enige om et avslag etterpå, for eksempel fordi en leveranse var for sen. Avtal beløpet først. Kreditnotaen er dokumentet, ikke en muntlig rabatt som bare lever i en e-post.

Når feilen oppdages etter at kunden har betalt

Har kunden betalt for mye, skal pengene tilbake, eller stå som et tilgodehavende dere er enige om. Kreditnotaen alene flytter ikke pengene. Den viser at du skylder kunden differansen. Utbetalingen er et eget steg, fra kontoen din til kunden.

Si fra med en gang, og skriv hvordan du gjør opp. Tilbakebetaling innen en dato, eller fradrag på neste faktura. Fradrag på neste faktura må vises som en linje som peker på kreditnotaen, ikke som en lavere timepris uten forklaring. Neste faktura er et nytt salg. Kreditnotaen er oppgjøret for det gamle.

Har kunden betalt for lite fordi fakturaen var for lav, krediterer du ikke. Du sender en ny faktura på differansen, med eget nummer, som beskriver det som manglet. En kreditnota med negativ mening, altså et tillegg forkledd som kreditering, blir bare rot. Tillegg er ny faktura. For mye krevd er kreditnota.

MVA som er ført for høyt, må rettes i mva-meldingen for den perioden det hører hjemme, etter de reglene Skatteetaten har for korrigering. Kreditnotaen er bilaget. Meldingen er oppgjøret med staten. Denne siden setter ikke opp mva-meldingen linje for linje. Er beløpet stort, eller perioden stengt, spør regnskapsføreren før du gjetter deg til en senere termin.

Nummer, dato og de fem årene

Kreditnotaen får neste nummer i samme rekke som fakturaene, med mindre du har en egen rekke som også er fortløpende og uten hull du ikke kan forklare. De fleste enkeltpersonforetak har én rekke. Ikke gjenbruk nummeret til fakturaen du retter. Ikke kall kreditnotaen «faktura 98b».

Datoen på kreditnotaen er dagen du utsteder den, ikke datoen på den gamle fakturaen. Den gamle datoen skal likevel stå i henvisningen, så de to dokumentene henger sammen. Forfall på en kreditnota er sjelden poenget. Kunden skal ikke betale kreditnotaen. De skal slippe å betale, eller få penger tilbake.

Begge dokumentene skal oppbevares. Fem år etter regnskapsårets slutt er utgangspunktet i bokføringsloven, slik regelen står i 2026. Det gjelder fakturaen som var feil, og kreditnotaen som rettet den. Hvordan du lagrer dem når du bytter program, står under oppbevaring av faktura.

Sender du til det offentlige som EHF, må også kreditnotaen gå i det formatet de kan lese. En PDF som sier «se bort fra forrige» når den forrige filen alt ligger i økonomisystemet deres, retter ikke bokføringen deres. Sporet for formatet står under EHF-faktura.

Dette gjør du nå

La den gamle fakturaen stå. Ikke slett den, og ikke endre beløpet i filen kunden allerede har fått.

Lag en kreditnota med eget nummer, datoen i dag, og en henvisning til fakturanummer og fakturadato. Skriv hva som var feil, og om du krediterer hele eller bare differansen.

Har kunden betalt for mye, betal tilbake eller avtal fradrag på neste faktura, skriftlig. Send ny faktura bare på det som fortsatt skal betales, med neste nummer i rekken.