Oppbevaring av faktura: hvor lenge må du ta vare på dem

Utgangspunktet i bokføringsloven er fem år etter utgangen av regnskapsåret. Regelen gjelder i 2026. Noen næringer og noen typer dokumenter har lengre frist. Har du ansatte, eiendom eller en sak som allerede er i tvist, spør regnskapsføreren før du kaster noe ved femårsgrensen. For vanlige salgsfakturaer i et enkeltpersonforetak er fem år regelen du planlegger etter.

Fem år etter regnskapsårets slutt

Klokken starter ikke den dagen kunden betalte, og ikke den dagen du sendte fakturaen. Den starter ved utgangen av regnskapsåret fakturaen hører til. En faktura sendt 2. januar 2026 hører til året 2026. Fem år etter utgangen av 2026 betyr at du skal kunne finne den ut 2031.

En faktura sendt 20. desember 2026 hører til samme år. Den skal også kunne finnes ut 2031. Du får ikke kaste desember fordi den «nesten» var neste år. Og du får ikke kaste januar 2026 i januar 2031, for året er ikke ute før 31. desember 2031 i dette eksempelet. Regn til 31. desember i det femte året etter regnskapsåret, og legg gjerne på noen måneder så du ikke kaster på nyttårsaften.

Det gjelder fakturaen du sendte, kreditnotaen som rettet den, og fakturaen du mottok fra en leverandør. Bilag er ikke bare det du selv har skrevet. En kvittering for et kjøp til virksomheten er samme type spor. Kreditnotaen er forklart under kreditnota. Uten den er den gamle fakturaen et krav som ser ut som det fortsatt står.

Regnskapsåret for de fleste enkeltpersonforetak er kalenderåret. Er ditt annerledes, er det ditt år som gjelder, ikke naboens. Fem år er minimumet i loven slik den står nå. Ingenting hindrer deg i å ligge lenger. Mange gjør det, fordi en disk er billigere enn å gjette hvilket år en faktura hørte til.

Elektronisk lagring er godkjent

Du må ikke ha permer. Bokføringsreglene godtar elektronisk oppbevaring, og det har de gjort i mange år. En PDF, en EHF-fil eller en eksport fra fakturaprogrammet kan være nok, hvis du kan finne igjen dokumentet og lese det.

Papir som du har skannet, kan du i utgangspunktet la være å beholde i permen når skannet er lesbart og fullstendig. Skann hele siden, ikke bare beløpet. Et bilde der organisasjonsnummeret er klippet bort, er et dårlig bilag. Er du usikker på om originalen må ligge, behold den til du har spurt. Det er lettere enn å skanne på nytt fra en makulering.

Skyen er ikke magi, og den er ikke forbudt. Poenget er at du, ikke bare leverandøren, kan få ut filene i hele perioden. En konto du mister passordet til, er ikke oppbevaring. To kopier på to steder er et praktisk minstemål. Én av dem bør ligge et annet sted enn den bærbare pc-en.

E-post med fakturaen som vedlegg er et svakt arkiv. Innboksen sletter, søk feiler, og vedlegget forsvinner når du bytter adresse. Lagre selve filen med et navn du kan søke på, gjerne fakturanummer og kundenavn. E-posten kan ligge i tillegg. Den er ikke arkivet.

Lesbar form når noen ber om den

Loven nøyer seg ikke med at filen finnes. Den skal kunne gjøres tilgjengelig i lesbar form. Det betyr at et menneske kan se hvem som solgte, hvem som kjøpte, hva som ble solgt, beløpet og MVA. En database bare programmet ditt kan åpne, er ikke nok den dagen programmet er borte.

Derfor bør du kunne eksportere til PDF eller et annet format som åpnes uten abonnement. EHF er allerede en fil. Ta vare på den, og på en visning du kan lese, hvis råfilen bare er kode. Feltene som skal kunne leses, er de samme som på krav til faktura.

Du skal også kunne finne dokumentet uten å bla i fem år med tilfeldige filnavn. Fakturanummer i rekkefølge gjør søket mulig. En mappe som heter «diverse» med 400 filer som heter «faktura endelig v3», gjør det ikke. Reglene for nummeret står under fakturanummer.

Kontroll fra Skatteetaten eller en gjennomgang hos regnskapsfører skjer på deres tid, ikke på din. «Jeg kan skaffe det i neste uke hvis jeg finner pc-en» er et dårlig svar. Lesbar og tilgjengelig betyr at du vet hvor det ligger før noen spør.

Når du bytter system

Bytter du fakturaprogram, følger plikten med deg. Det nye programmet har ingen plikt til å vise de gamle årene, og det gamle har ingen plikt til å holde kontoen din åpen etter at du har sagt opp.

Før du stenger den gamle kontoen, eksporter alle fakturaer, kreditnotaer og kvitteringer for de årene som fortsatt er innenfor femårsfristen. Last dem ned til et format du kan åpne uten innlogging. Sjekk at et par tilfeldige filer faktisk åpner seg, og at beløp og nummer stemmer. En zip-fil du aldri har åpnet, er en antakelse.

Skriv ned hvilket nummer du sluttet på, og sett det nye programmet til neste tall. Det er samme overgang som fra regneark. Ikke begynn på 1 fordi systemet er nytt. Rekkefølgen er din, ikke leverandørens.

Si opp først når eksporten er sjekket. Be gjerne om en bekreftelse på hvor lenge de lagrer etter oppsigelse, men ikke stol på den som eneste kopi. Går selskapet konkurs, eller endrer de vilkårene, er det fortsatt du som skal kunne legge fram bilaget.

Hvis bilagene er borte

Da mangler du spor for inntekten eller kostnaden. I en kontroll kan beløp bli satt av den som spør, ikke av deg, fordi du ikke kan vise hva som var riktig. Et fradrag uten bilag er et svakt fradrag. En inntekt uten faktura er ikke borte av den grunn. Banken har ofte sett pengene.

Lag en oversikt med en gang du oppdager tapet. Hvilke år, hvilke nummer, hva du fortsatt har i e-post, bank eller hos kunden. Be kunden om kopi av det de fikk, hvis det er dine utgående fakturaer. Deres kopi er ikke ditt arkiv, men den er bedre enn ingenting mens du bygger opp igjen det du kan.

Ikke lag nye fakturaer med gamle nummer for å «fylle hullet» i ettertid. Det ser ut som om du utsteder dokumenter på nytt. Skriv et notat om at originalen er tapt, med datoen du oppdaget det. Gjenbruk av nummer er forklart i reglene for fakturanummer, og det blir ikke lov av at filen er borte.

Er tapet stort, eller gjelder det MVA, ta kontakt med regnskapsfører før du sender en forklaring du har dikta deg fram til. Denne siden sier ikke hvilket gebyr du får. Det avhenger av saken. Det den sier, er at fravær av bilag ikke sletter plikten, og ikke sletter inntekten.

Dette gjør du nå

Finn hvor fakturaene for de siste fem regnskapsårene ligger. Åpne to av dem og sjekk at beløp, nummer og kunde kan leses.

Legg en kopi et annet sted enn på maskinen du jobber på. E-post alene er ikke kopien.

Skal du bytte program, eksporter og sjekk filene før du sier opp. Skriv ned siste fakturanummer, og kast ingenting som fortsatt er innenfor de fem årene.