Krav til faktura i Norge: hva må være med

En faktura i Norge er ikke et fritt notat. Bokføringsloven stiller krav til innholdet, til nummeret og til at en sendt faktura ikke endres uten at endringen synes. Rettelsen går gjennom en kreditnota. Regnskapsmaterialet skal oppbevares i fem år.

Under er feltene samlet. Det som gjelder MVA før og etter grensen på 50 000 kroner, står under MVA-registrering. Det som gjelder et enkeltpersonforetak særskilt, står under faktura for enkeltpersonforetak.

Det som skal være med

Selger

Kjøperen skal kunne se hvem som krever pengene. Navnet på foretaket, organisasjonsnummeret og adressen hører hjemme på fakturaen. Org.nr skal med fra første faktura, også før du er MVA-registrert. Nummeret får du når foretaket er registrert hos Brønnøysundregistrene.

Er foretaket registrert i Foretaksregisteret, skal ordet Foretaksregisteret stå på fakturaen. Gjelder det ikke foretaket, skal ordet ikke stå der for syns skyld. Hvem som skal inn i registeret, tar du med Brønnøysundregistrene før du setter ordet på.

Kjøper

Kjøpers navn og adresse skal med. Uten det er det uklart hvem som skylder beløpet. For en bedrift er det foretakets navn, ikke bare fornavnet til den som bestilte. For en privatperson er det personens navn og adresse.

Skillet betyr noe den dagen fakturaen ikke blir betalt. Standardkompensasjon på 430 kroner i andre halvår 2026 gjelder mot en næringsdrivende, og ikke mot en privatperson. Du må vite hvem kravet er rettet mot. Renten og kompensasjonen er forklart under forsinkelsesrente.

Nummer, dato og forfall

Fakturanummer, fakturadato og forfallsdato skal med. Forfallsdatoen er dagen dere har avtalt at pengene skal være inne. Når den dagen er avtalt og skrevet på fakturaen, trenger du ikke en purring med gebyr før forsinkelsesrenten kan løpe. Mangler datoen, utløses skriftlig påkrav og en frist på 30 dager. Det står under betalingsfrist på faktura.

Fakturanummer skal tildeles automatisk og i rekkefølge. Nummer 18 kommer etter 17. Du hopper ikke over, og du gjenbruker ikke. En engelsk gjennomgang av nummerrekker ligger i guiden om fakturanummer. Selve oppsettet av en faktura, skrevet for et engelsk publikum, ligger i guiden om hvordan du skriver en faktura.

Beskrivelse, mengde og pris

Linjen skal si hva du har levert, hvor mange, og prisen. «Konsulenttimer» uten dato eller omfang er svakt, fordi kjøperen ikke kan se hva beløpet gjelder. Skriv arbeidet slik at en utenforstående kan lese linjen og forstå leveransen.

Prisen på linjen er prisen dere avtalte. Den er ikke et sted du legger inn forsinkelsesrente i ettertid. Renten er et eget regnestykke av det ubetalte beløpet, MVA inkludert, og den føres som renteinntekt. Du legger ikke MVA på selve renten.

MVA per sats

Når du skal kreve MVA, skal fakturaen vise MVA per sats, og summen. Flere satser på samme faktura vises hver for seg, ikke som ett rundet påslag. Hvilke satser som finnes, og hvilken som gjelder ditt salg, sjekker du hos Skatteetaten. Satsene står ikke på denne siden.

Før du er registrert, skal fakturaen ikke ha MVA i det hele tatt. Grensen er 50 000 kroner over tolv rullerende måneder. Under den krever du ikke MVA. En mal med tomme MVA-felt, som du lar stå tomme nettopp da, ligger under gratis fakturamal.

Hvorfor en sendt faktura ikke kan endres

Bokføringsloven krever at nummeret kommer automatisk og i rekkefølge, og at en sendt faktura ikke endres uten at endringen synes. Åpner du PDF-en og skriver et nytt beløp oppå det gamle, er sporet borte. Kunden kan ha den første utgaven. Du sitter med en annen. Rekken stemmer ikke lenger.

Kreditnotaen er rettelsen. Den viser hva som tas tilbake, og den har sitt eget nummer i samme rekke. Skal du fakturere på nytt etterpå, får den nye fakturaen neste nummer. Du vekker ikke det gamle nummeret til live.

Materialet skal oppbevares i fem år. Det gjelder fakturaen du sendte, kreditnotaen og det kunden fikk. Et fakturaprogram som setter neste nummer, hjelper på rekkefølgen. Oppbevaringen er fortsatt et krav du må kunne innfri. Hva et fakturaprogram gjør, og hva et regnskapssystem gjør, står under fakturaprogram for frilansere.

En faktura lest ovenfra

Øverst står du: navn, org.nr og adresse. Ved siden av, eller under, står kjøperen med navn og adresse. Deretter kommer fakturanummer, fakturadato og forfallsdato. Uten de tre er dokumentet vanskelig å følge opp, og uten forfallsdato lander du i regelen om skriftlig påkrav.

Så kommer linjene. Hver linje har en beskrivelse, en mengde og en pris. Summen av linjene er det avtalte vederlaget. Har fakturaen MVA, kommer satsen og MVA-beløpet etter linjene, per sats, med totalen. Har den ikke MVA, fordi du er under grensen, er den delen tom. Du legger ikke inn en sats for at arket skal se ferdig ut.

Til slutt et sted å betale, kontonummer eller KID, og ordet Foretaksregisteret bare der det gjelder. Sender du dette og oppdager en feil dagen etter, er dokumentet låst i den forstand at du ikke skriver over det. Kreditnota, nytt nummer, fem års oppbevaring. Det er bokføringslovens spor, ikke en smakssak.

Betaling på dokumentet

KID eller kontonummer gjør at kunden kan betale uten en ekstra e-post. Det er ikke listet som et eget bokføringskrav i kildene denne siden bruker. Likevel er en faktura uten noe sted å betale et dårlig krav i praksis. Skriv kontonummer, eller KID der kunden trenger det.

Når KID er pålagt, står det ikke her. Spør kunden eller regnskapsføreren. Forfallsdatoen, derimot, hører med. Uten den vet ingen hvilken dag kravet skulle vært betalt, og da gjelder påkravsregelen i stedet for den avtalte dagen.