Fakturaprogram for frilansere og enkeltpersonforetak

Du som sender faktura fra et enkeltpersonforetak, trenger noen få ting på plass hver gang. Kunden skal se hvem som krever pengene, hva som er solgt, når det forfaller, og hvordan det betales. Bokføringsloven krever at fakturanummeret tildeles automatisk og i rekkefølge, og at en sendt faktura ikke endres uten at endringen synes.

Denne siden beskriver det en norsk frilanser faktisk har bruk for i et fakturaprogram, og hvor Fiken, Conta og Tripletex er et annet slags verktøy. Kravene til selve dokumentet står samlet under krav til faktura.

Org.nr og MVA på fakturaen

Selgers navn, org.nr og adresse skal med. Kjøpers navn og adresse skal med. Det gjelder fra første faktura, også før du er MVA-registrert. Organisasjonsnummeret får du når foretaket er registrert hos Brønnøysundregistrene. MVA kommer først når omsetningen har passert grensen.

Under 50 000 kroner i omsetning over en rullerende periode på tolv måneder skal du ikke legge MVA på fakturaen i det hele tatt. Etter at du er registrert i Merverdiavgiftsregisteret, skal MVA vises per sats, med summen. Hvilken sats ditt salg har, står ikke her. Den slår du opp hos Skatteetaten. Selve grensen er forklart under MVA-registrering.

Incusia har felt for org.nr og MVA-nummer, og de blir med på fakturaen. Programmet kan sende faktura i kroner. Det leverer ikke MVA-melding, og det avslutter ikke året for deg.

Løpenummer etter bokføringsloven

Fakturanummer skal tildeles automatisk og i rekkefølge. Du skal ikke plukke et ledig tall den dagen du husker på det, og du skal ikke bruke samme nummer to ganger. En mal i et tekstprogram husker ikke forrige nummer. Det gjør du, helt til to fakturaer går ut samme ettermiddag.

En faktura som er sendt, kan ikke endres uten at endringen synes. Feil beløp rettes med en kreditnota. Regnskapsmaterialet skal oppbevares i fem år. En nedlastbar mal som dekker feltene, men ikke rekken, ligger under gratis fakturamal. Vil du se hvordan nummerrekker beskrives på engelsk, ligger det i guiden om fakturanummer.

Incusia setter neste nummer for deg. Det løser rekkefølgen. Det gjør deg ikke ferdig med bokføringsloven for øvrig. Oppbevaringen i fem år er fortsatt ditt ansvar, enten filene ligger hos deg eller i programmet.

Forsinkelsesrente når noen betaler sent

Når forfallsdatoen er avtalt og dagen er passert, kan du regne forsinkelsesrente av det ubetalte beløpet, MVA inkludert. Fra 1. juli til 31. desember 2026 er satsen 12,25 prosent i året, fastsatt av Finanstilsynet i FOR-2026-06-25-1372. Formelen er hovedstol ganger årlig rentesats ganger antall dager, delt på 365.

Mot en annen næringsdrivende kan du i tillegg kreve standardkompensasjon på 430 kroner fra første dag etter forfall. Du trenger ikke sende purring først, og du trenger ikke legge ved dokumentasjon. Mot en privatperson gjelder ikke de 430 kronene. Der er purregebyret et eget beløp, med et tak på 38 kroner i 2026. Hele skillet står under forsinkelsesrente.

Et fakturaprogram bør gjøre forfallsdatoen umulig å overse. Selve renten regner du utenfor fakturaen, med mindre du sender et nytt krav. Kalkulatoren for forsinket betaling i Storbritannia og EU har den norske satsen. Siden er på engelsk. Renten føres som renteinntekt hos deg, og du legger ikke MVA på selve renten.

KID eller kontonummer

Kunden må kunne betale uten å gjette. Noen bedrifter vil ha KID, så innbetalingen treffer riktig faktura hos dem. Andre klarer seg med kontonummer. Skriv det ene eller det andre på fakturaen før du sender den.

Det står ikke i kildene her når KID er pålagt. Spør kunden hva økonomien deres trenger, eller spør regnskapsføreren din. Et program som bare har et notatfelt, holder, så lenge teksten faktisk kommer med på PDF-en.

Fiken, Conta og Tripletex

Fiken, Conta og Tripletex er regnskapssystemer. Incusia er fakturering. Skillet avgjør hva du får gjort. Trenger du å sende faktura, holde løpenummer og følge opp det som ikke blir betalt, er et fakturaprogram nok til den delen. Trenger du å føre regnskapet i samme innlogging, er de tre andre bygget for det.

Prisen på Incusia er 9 amerikanske dollar i måneden, og den er låst etter at du er kunde. Det står på prissiden. Prisene hos Fiken, Conta og Tripletex står ikke her. Pakkene endrer seg, og et tall på denne siden ville blitt feil. Se fiken.no, conta.no og tripletex.no den dagen du sammenligner.

Har du allerede regnskapsfører, eller fører du regnskapet et annet sted, er det ofte fakturaen og oppfølgingen som mangler et fast sted. Da er Incusia nærmere oppgaven. Vil du at samme system skal være regnskapet, er Fiken, Conta eller Tripletex nærmere. Ingen av dem er et dårlig valg bare fordi de koster noe annet. De løser en større jobb.

Hva et enkeltpersonforetak legger oppå

I et enkeltpersonforetak hefter du personlig. Det er ikke et rettslig skille mellom deg og foretaket. Du trenger ikke egenkapital, styre eller generalforsamling. Skatten betales som forskuddsskatt, og det er du som rapporterer og betaler. Registreringsgebyret til Brønnøysundregistrene står på brreg.no, ikke som et beløp her.

Fakturaen fra et enkeltpersonforetak følger de samme kravene til innhold og nummer som andre fakturaer. Det som er særegent, er ansvaret, skatten og at org.nr skal med fra første faktura, lenge før MVA blir aktuelt for mange. Det er skrevet ut under faktura for enkeltpersonforetak.

En uke med to kunder

Mandag sender du faktura til et aksjeselskap. Org.nr ditt står på dokumentet, forfallsdatoen er den dere avtalte, og kontonummeret står nederst. Onsdag ser du at du glemte en time. Du åpner ikke den sendte fakturaen og skriver over. Du sender kreditnota hvis den første var feil, eller en ny faktura med neste nummer hvis det er et tillegg.

Torsdag ligger en eldre faktura til en privatperson fortsatt ubetalt, mer enn 14 dager etter forfall. Der kan purregebyr på inntil 38 kroner være aktuelt, med minst 14 nye dager til å betale. Standardkompensasjon på 430 kroner hører ikke hjemme på det kravet. Rekkefølgen står under purring og inkasso.

Fredag avtaler du en kort forfallsdato med en ny kunde, og skriver datoen på fakturaen. Når datoen er avtalt, trenger du ikke en purring med gebyr før forsinkelsesrenten kan løpe. Hva som gjelder når datoen mangler, står under betalingsfrist på faktura.