EHF-faktura: slik fakturerer du det offentlige

Dette gjelder deg som skal ha betalt av en kommune, et fylke, en statlig etat eller et annet offentlig organ. Reglene under er slik de står i 2026. Forskrift om elektronisk faktura i offentlige anskaffelser har krevd elektronisk faktura siden 2019, og kravet er ikke tatt bort.

Hva en EHF faktura er

EHF betyr elektronisk handelsformat. Det er ikke en penere PDF, og det er ikke et vedlegg med et annet filnavn. Det er en strukturert faktura som et datasystem kan lese felt for felt, uten at noen må taste beløpet på nytt.

Formatet Norge bruker, bygger på PEPPOL BIS. PEPPOL er nettverket fakturaen sendes gjennom. EHF er det norske navnet på den fakturaen som går i det nettverket. Mottakeren henter den i sitt økonomisystem, ikke i en innboks.

En vanlig faktura på papir eller PDF har de samme opplysningene for øyet. Forskjellen er at EHF krever at feltene ligger på faste plasser i filen. Mangler ett felt, stopper filen. Du får ikke en høflig e-post om at beløpet var vanskelig å lese. Du får et avvisningsvarsel, eller ingenting.

Derfor hjelper det lite å lagre Word-filen som PDF og kalle den elektronisk. Elektronisk, i denne sammenhengen, betyr at maskinen til mottakeren kan bokføre linjene uten manuell punching. Det er det det offentlige har bedt om siden forskriften kom.

Hvorfor det offentlige krever det

Offentlige oppdragsgivere i Norge skal kunne ta imot elektronisk faktura. Plikten følger forskrift om elektronisk faktura i offentlige anskaffelser, som har vært i kraft siden 2019 og fortsatt gjelder i 2026. En kommune, en etat og et helseforetak faller inn under det.

De gjør det fordi antall fakturaer er stort, og fordi manuell tasting gir feil. Et organisasjonsnummer som er ett siffer feil, et beløp uten MVA-sats, eller en referanse som ikke matcher bestillingen, stopper utbetalingen. EHF tvinger de feltene fram før filen sendes.

Du som leverandør har ikke en egen lov som sier at hver eneste private kunde skal ha EHF. Plikten treffer deg når kunden er det offentlige, eller når kontrakten sier at fakturaen skal komme som EHF. Mange kommuner skriver det inn i avtalen med én setning. Den setningen er nok.

Noen private bedrifter ber også om EHF, særlig store kjeder og konsern. De kan kreve det i avtalen selv om forskriften ikke gjelder dem. Spør før du leverer arbeidet, ikke den dagen fakturaen skal ut. Det er billigere å avtale formatet enn å skrive om en avvist faktura.

Dette må være på plass

Før du sender, trenger du tre ting. Et norsk organisasjonsnummer. En vei inn i PEPPOL-nettverket, som kalles et aksesspunkt. Og de referansene kunden har bedt om, som ordre, kontrakt eller deres referanseperson.

Selve innholdet er det samme som på en vanlig norsk faktura. Navn, adresse, organisasjonsnummer, beskrivelse, beløp, MVA og forfall. Feltene er forklart under krav til faktura. EHF legger ikke bort de kravene. Den krever at de ligger i filen, ikke bare i et avsnitt.

I tillegg vil det offentlige ofte ha en bestillers referanse. Det kan være et navn, et prosjektnummer eller et ordrenummer fra konkurransen. Uten den referansen kan fakturaen være gyldig som dokument og likevel bli avvist i deres system. Be om referansen når du får oppdraget, og skriv den på samme sted hver gang.

MVA må stemme med det du faktisk er. Er du ikke i Merverdiavgiftsregisteret, skal fakturaen ikke ha MVA. Grensen og det som skjer den dagen du blir registrert, står under MVA for enkeltpersonforetak. En EHF-fil med MVA du ikke har lov til å kreve, blir ikke riktig av at formatet er riktig.

Fakturanummeret må være fortløpende, også når mottakeren er en kommune. Du hopper ikke over et nummer fordi filen ble avvist. Den avviste fakturaen har allerede et nummer. Hva du gjør med hull og med en faktura som må rettes, står under reglene for fakturanummer.

Linjene må kunne leses av en maskin

Skriv hva du har levert, hvor mye, og prisen per enhet. «Konsulentbistand, mars» er ofte for tynt når kunden er det offentlige. De skal kunne se timer, sats og periode. Det samme gjelder varer. Antall, enhet og pris per enhet hører på hver linje.

Vedlegg kan følge med, for eksempel en timeliste. Vedlegget erstatter ikke linjene. Systemet bokfører linjene. Mennesket kan åpne vedlegget etterpå. Regn med at vedlegget blir lest sent, eller ikke i det hele tatt, hvis linjene allerede er uklare.

Organisasjonsnummer og aksesspunkt

Organisasjonsnummeret ditt er adressen din i nettverket. Uten det finnes du ikke som mottaker eller avsender i registeret. Enkeltpersonforetak har organisasjonsnummer fra den dagen foretaket er registrert. Det nummeret skal på fakturaen fra første oppdrag, også før MVA blir aktuelt.

Aksesspunktet er postkontoret. Du sender ikke filen rett til kommunen. Du sender den til et aksesspunkt, og aksesspunktet leverer den til mottakerens aksesspunkt. Derfra havner den i økonomisystemet deres. Uten aksesspunkt kommer du ikke inn i PEPPOL.

Du trenger ikke bygge et aksesspunkt selv. Regnskapsprogram, fakturaprogram og enkelte banker tilbyr sending som en tjeneste. Du betaler dem, eller det ligger i abonnementet. Det du må sjekke, er at tjenesten faktisk sender EHF, ikke bare e-post med PDF.

Mottakeren må være registrert for å ta imot. I Norge ligger den oversikten i ELMA-registeret, som Digitaliseringsdirektoratet står bak. Er kommunen ikke på lista for den profilen du sender, kommer fakturaen i retur. De fleste kommuner er på lista. Et lite organ, et selskap kommunen eier, eller en skole med eget nummer, kan mangle. Slå opp før du sender første gang.

Hva som skjer hvis du sender PDF til en kommune

Den vanligste feilen er å sende PDF til postmottaket eller til saksbehandleren du møtte. Personen kan være hyggelig og si at de har fått den. Økonomiavdelingen har likevel ikke fått en faktura de kan betale. I deres kø finnes den ikke.

Noen kommuner har en manuell innlesing for de som ikke kan sende EHF. Den er treg, og den er ikke en rett du kan kreve. Den kan også koste deg et gebyr, eller forlenge betalingstiden. Avtalen din kan si at forfall først begynner når fakturaen er mottatt i riktig format. Da løper ikke fristen mens PDF-en ligger i en e-post.

Blir filen avvist, er pengene ikke tapt. Kravet ditt består. Du må sende på nytt i riktig format, med de referansene de ba om. Ikke lag et nytt fakturanummer bare for å «prøve igjen», hvis den første fakturaen allerede er bokført hos deg. Rett sporet. En kreditnota er verktøyet når en utstedt faktura er feil, og den er forklart under kreditnota.

Avvisningen kommer ofte som en teknisk melding, ikke som et brev med forklaring i klartekst. Vanlige grunner er feil organisasjonsnummer, manglende referanse, MVA som ikke stemmer, eller en linje uten antall. Les meldingen før du sender samme fil en gang til. Samme feil gir samme avvisning.

Ta vare på både den avviste filen og den som gikk gjennom. Oppbevaringsplikten gjelder fakturaen du har sendt, også når kunden er det offentlige. Fem år etter regnskapsårets slutt er utgangspunktet, og det står under oppbevaring av faktura. En EHF-fil er allerede elektronisk. Den skal kunne åpnes og leses senere, ikke bare ligge som en kode du ikke får opp.

Forfall begynner når fakturaen er mottatt riktig

Mange offentlige kunder betaler 30 dager etter mottak. Mottatt betyr mottatt som EHF, ikke den dagen du trykket send på e-posten. Ligger fakturaen og venter i tre uker fordi formatet var feil, begynner de 30 dagene senere. Det er derfor den første fakturaen er den som koster mest tid.

Skriv forfallsdatoen likevel. Når datoen er avtalt og står på fakturaen, vet begge parter hvilken dag som gjelder. Reglene for hva du kan kreve etter forfall, er de samme som mot andre næringsdrivende. De står under purregebyr og forsinkelsesrente. En kommune er ikke fritatt for å betale det de skylder, men de betaler det som står i en godkjent faktura.

Dette gjør du nå

Slå opp mottakerens organisasjonsnummer og sjekk at de kan ta imot EHF. Be om referansen de vil ha på fakturaen, før du skriver den.

Velg et aksesspunkt, som oftest gjennom programmet du fakturerer i. Send en test til en mottaker du kan spørre, hvis du aldri har sendt EHF før.

Send fakturaen som EHF, med linjer, MVA og forfall. Lagre kvitteringen på at den ble levert. Følg med på avvisning de neste dagene, og rett filen hvis den kommer i retur.